Adobe Acrobat Pro DC to płatne narzędzie oferowane przez firmę Adobe, które pozwala tworzyć dostępne dokumenty PDF oraz naprawiać już istniejące. Niektóre najważniejsze zalety tego programu:

• umożliwia dodawanie znaczników do plików PDF,
• udostępnia funkcję optycznego rozpoznawania znaków (OCR), która pomaga rozpoznać dokument jako tekst, a nie jako obraz,
• umożliwia edycję kolejności czytania,
• pozwala tworzyć dostępne formularze.

Aby przetestować to narzędzie firma Adobe udostępnia 7-dniową bezpłatną wersję próbną.

Konfiguracja

Aby rozpocząć pracę z programem Adobe warto go odpowiednio dostosować. Opcje, z których będziemy korzystać najczęściej przy tworzeniu dostępnego pliku PDF to: Znaczniki i Kolejność w panelu po lewej stronie oraz: Dostępność oraz Kreator operacji w panelu po prawej stronie. Domyślnie są one niewidoczne. Aby włączyć widoczność opcji Znaczniki i Kolejność w panelu po lewej stronie, należy kliknąć Widok > Pokaż/Ukryj > Panele nawigacji i wybrać Znaczniki. Podobnie należy zrobić w przypadku opcji Kolejność (zobacz rysunek poniżej).

Aby włączyć widoczność opcji Dostępność i Kreator operacji w panelu po prawej stronie, należy kliknąć Narzędzia, w polu wyszukiwania wpisać: dostępność, następnie przy skrócie Dostępność kliknąć Dodaj. Podobnie należy dodać skrót Kreator operacji. Oba skróty pojawią się w pasku po prawej stronie (zobacz rysunek poniżej).

Naprawianie niedostępnego skanu dokumentu

Dokument PDF składający się z zeskanowanych obrazów jest niedostępny, ponieważ jego zawartość stanowią obrazy, a nie tekst, który można przeszukiwać. Oprogramowanie nie może odczytywać ani wyodrębniać wyrazów a użytkownicy nie mogą zaznaczać ani edytować tekstu. Taki dokument powinien zostać rozpoznany, czyli przekonwertowany na tekst. Aby sprawdzić, czy dokument którym dysponujemy jest rozpoznany, można spróbować zaznaczyć fragment jego tekstu. Jeżeli się to nie udaje, to oznacza, że taki dokument jest nie rozpoznany. Można też spróbować wyszukać jakieś słowa widoczne w dokumencie. Jeśli nie zostaną wyświetlone żadne wyniki wyszukiwania, to również oznacza, że taki dokument nie jest rozpoznany. Należy przekonwertować go na tekst, za pomocą oprogramowania do optycznego rozpoznawania znaków (OCR).

Krok 1. Rozpoznanie OCR

Aby rozpoznać dokument w programie Adobe Acrobat należy skorzystać z opcji: Skanuj i wykonaj OCR, znajdującej się na pasku z prawej strony. Należy kliknąć: Rozpoznaj tekst > W tym pliku > Rozpoznaj tekst i poczekać na wynik. Wyświetli się okno postępu z numerem strony oraz informacją: Konwertowanie zeskanowanej strony na obraz z możliwością wyszukiwania (zobacz rysunek poniżej).

Krok 2. Kreator operacji

Po rozpoznaniu dokumentu, należy przejść do opcji Kreator operacji > Zapewnij dostęp. Idąc po kolei po poszczególnych elementach można w tym miejscu dokonać niezbędnych napraw:

• dodać tytuł dokumentu,
• ustawić opcje otwierania – wykona się automatycznie,
• rozpoznać tekst za pomocą OCR – jeżeli nie został rozpoznany wcześniej,
• wykryć pola formularza – jeżeli dokument będzie pełnił taką rolę,
• ustawić właściwość kolejności tabulatorów – wykona się automatycznie,
• ustawić język odczytywania,
• automatycznie oznakować dokument – znaczniki dokumentu PDF są podstawą jeżeli chodzi o zapewnienie jego dostępności - w tym kroku zostaną one dodane, jednak warto sprawdzić później ich jakość,
• ustawić tekst zastępczy – inaczej tekst alternatywny dla ilustracji. W tym miejscu można również oznaczyć ilustracje nie wnoszące nic do tekstu jako dekoracyjne,
• uruchomić sprawdzenie dostępności.

Krok 3. Sprawdzenie dostępności

Po wykonaniu napraw, program proponuje wykonać sprawdzenie dostępności. Rezultat tego sprawdzenia wyświetli się po lewej stronie. Znajdą się tam komunikaty o niepowodzeniu, ostrzeżeniu lub o zatwierdzeniu. Klikając prawym przyciskiem myszy na każdym elemencie, można wybrać między innymi opcję: Wyjaśnij, aby zapoznać się z pomocą, Powodzenie, jeśli problem został rozwiązany lub Pomiń regułę.

Najczęściej program poprosi nas o ręczne sprawdzenie kolejności odczytu, oraz kontrastu kolorów. W przypadku kontrastu dokument WCAG 2.1 na poziomie AA określa, że tekst podstawowy powinien posiadać współczynnik kontrastu równy 4,5:1. Aby sprawdzić ten współczynnik pomocny może się okazać darmowy program Color Contrast Analyzer.

Aby uzyskać więcej informacji na temat kontrastu i kolorów, zapoznaj się z wytyczną WCAG odnośnie użycia koloru.

W przypadku kolejności czytania, należy skorzystać z opcji: Kolejność, na pasku po lewej stronie. Wyświetli się lista znaczników, a w dokumencie numery odpowiadające kolejności czytania. Jeżeli kolejność się nie zgadza, można za pomocą myszy przeciągnąć konkretne elementy i wstawić je w odpowiednie miejsce.

Samodzielne dodawanie znaczników

Jeżeli potrzebujemy zmienić znaczniki lub nie chcemy korzystać z narzędzia automatycznego, możemy dodać je ręcznie. W panelu po prawej stronie należy kliknąć Dostępność > Kolejność czytania. Wyświetli się nowe okno. Przy zaznaczonej opcji: Pokaż grupy zawartości strony można wybrać, czy chcemy aby program pokazywał kolejność elementów (Kolejność zawartości strony) czy ich rodzaj (Typy struktury) (zobacz rysunek poniżej).

Na górze okna znajduje się krótka instrukcja dotycząca dodawania znaczników: Narysuj prostokąt wokół zawartości a następnie kliknij na poniższe przyciski.

W praktyce może to wyglądać tak: chcemy oznaczyć tytuł dokumentu jako nagłówek 1. Rysujemy prostokąt wokół tego tytułu. Jak zauważmy, otoczy się on fioletową ramką. Następnie w oknie Kolejność odczytu zaznaczamy Nagłówek 1. Znacznik H1 został dodany (zobacz rysunek poniżej).

Idąc dalej, chcemy oznaczyć pierwszy akapit. Rysujemy wokół niego prostokąt (należy „obrysować” cały akapit, tak, żeby wszystkie znaki objęły się fioletową ramką). W oknie Kolejność odczytu zaznaczamy Tekst/akapit. Znacznik P został dodany.

Więcej informacji na temat możliwości okna Kolejność odczytu, znajdziesz w Podręczniku Użytkowania Adobe Acrobat.

Tabele

Gdy w Twoim dokumencie występuje tabela należy upewnić się, że ma ona prawidłowo oznaczone nagłówki. W tym celu, po otwarciu narzędzia Kolejność czytania wybieramy tabelę, a następnie opcję: Edytor tabel (lub klikamy na tabelę lewym przyciskiem myszy). Komórki nagłówka tabeli są oznaczone domyślnie kolorem czerwonym.

W komórce tabeli klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję: Właściwości komórki. Pojawi się nowe okno. Jeśli zaznaczona komórka ma być oznaczona jako nagłówkowa, zaznaczamy opcję Komórka nagłówka i przypisujemy do niej zakres - Wiersz lub Kolumna.

Formularze

Dostępne formularze PDF mogą mieć swoje źródło w innym formacie pliku, takim jak Microsoft Word. Czasem jednak, przy konwersji takiego formularza, mogą wystąpić błędy. Aby je zminimalizować, możemy zaprojektować układ formularza w programie Word, umieszczając każdy element w osobnej linii, a pola formularza dodać w programie Adobe. Nie należy używać formatu tabeli, ponieważ powoduje to problemy przy konwersji do PDF. Należy zapisać taki dokument i utworzyć PDF upewniając się, że opcja "Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu" jest zaznaczona. Następnie należy:

1. Skorzystać z automatycznego wykrywania pól (Narzędzia > Przygotuj formularz i wybrać Twój plik) - Adobe Acrobat Pro zeskanuje dokument, dodając pola formularzy tam, gdzie uzna je za stosowne i przypisze nazwę do pola formularza na podstawie otaczającego tekstu w dokumencie. Nazwa ta jest pomocna podczas późniejszego przeglądania danych formularza, jednak nie zostanie ona odczytana przez czytnik ekranu;
2. Sprawdzić pola i nazwy pól w formularzu - Podczas wykrywania pól formularza program Acrobat mógł pominąć niektóre pola lub utworzyć niepotrzebne. Być może utworzył również pola niewłaściwego typu.;
3. Ręcznie dodać pola formularzy lub edytować te, które nie zostały poprawnie wykryte;
4. Upewnić się, że każde pole formularza ma opisową podpowiedź – jest to treść, która zostanie odczytana, gdy użytkownik czytnika ekranu przejdzie do formularza. Aby ją dodać należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na danym polu formularza, wybrać Właściwości > Ogólne i wpisać treść w odpowiednie miejsce. Należy upewnić się, że podpowiedź zawiera wszystkie informacje potrzebne do poprawnego wypełnienia pola przez użytkownika;
5. Sprawdzić czy pola formularzy zostały odpowiednio oznaczone jako Pole formularza <Form>. Można to zrobić za pomocą opcji Znaczniki w lewym bocznym panelu. W przypadku nowo utworzonych pól, należy dodać odpowiednie znaczniki (można je dodawać za pomocą opcji Kolejność czytania – zobacz: Samodzielne dodawanie znaczników);
6. Sprawdzić kolejność czytania i w razie potrzeby ją poprawić.