Celem podczas eksportowania do pliku PDF jest robienie tego w sposób, który zachowuje strukturę nagłówków, alternatywny tekst dla obrazów i znaczniki, które wyraźnie identyfikują listy, tabele, język dokumentu, i inne treści, które są ważne dla dostępności.

Niektóre programy obsługują tworzenie dostępnych dokumentów, które po konwersji do formatu PDF zachowują informacje o dostępności. Należą do nich narzędzia firmy Microsoft (Word, PowerPoint lub Excel), Adobe InDesign, LibreOffice i OpenOffice.org.

Zobacz, w jaki sposób konwertować dokumenty pakietu Microsoft, aby zachować cechy dostępności.

Należy pamiętać, że utworzony w taki sposób dokument nadal podlega weryfikacji i - w razie konieczności – dokonaniu poprawek w pliku PDF za pomocą odpowiednich narzędzi. Cały ten proces może być czasochłonny, wymaga odpowiedniego poziomu wiedzy i dostępu do narzędzi, najczęściej płatnych. Dlatego, jeśli możemy zastąpić plik PDF stroną internetową lub dokumentem tekstowym, np. Word, powinniśmy to zrobić. Dokumenty HTML oferują podobną funkcjonalność jak pliki PDF, takie jak brak możliwości edytowania dokumentu przez osoby przeglądające oraz możliwość kontrolowania sposobu wyświetlania dokumentu na różnych urządzeniach i platformach.