Tytuł dokumentu

Każdy tworzony dokument powinien posiadać tytuł. 

Arkusze

Należy używać oddzielnych arkuszy, jeżeli mamy do przedstawienia złożone dane tabelaryczne. Pierwszy arkusz możemy zarezerwować do celów informacyjnych i nawigacyjnych, a nawet zamieścić w nim hiperłącza do odpowiednich części arkusza kalkulacyjnego. Należy nadać znaczące nazwy dla poszczególnych arkuszy oraz usunąć te, które są nieużywane.

Tabele

Tabele należy rozpoczynać od górnej, lewej krawędzi, ponieważ użytkownicy korzystający z czytnika ekranu i klawiatury zazwyczaj będą poruszać się z komórki A1 w lewym górnym rogu.

Należy nadać tabelom danych nagłówki wierszy i kolumn, aby ułatwić nawigację. Puste komórki w tabeli powinny być oznaczone znakiem minus, zero lub: nie dotyczy. Nie należy wstawiać pustych wierszy i kolumn w celach ozdobnych. Należy unikać scalania komórek, ponieważ może to spowodować zakłócenia struktury, utrudniając dostępność. Tabele danych powinny umożliwiać kursorowi logiczne poruszanie się po wierszach i kolumnach. Można łatwo sprawdzić czy tak jest, za pomocą klawiszy strzałek.

Kolor

Nie należy używać tylko koloru do podkreślania ważnych rzeczy lub do prezentowania danych. Należy podać dodatkowe wskazówki w tekście, aby zwrócić uwagę na znaczenie koloru.

Podczas tworzenia arkusza należy znaleźć kolory, które zapewniają maksymalny kontrast między zawartością a tłem. Dzięki temu tekst i inne elementy są czytelne dla każdego, także dla osób słabowidzących lub z zaburzeniami rozpoznawania barw. Dokument WCAG 2.1 na poziomie AA określa, że tekst podstawowy powinien posiadać kontrast o minimalnym stosunku 4,5:1. Kontrast tekstów pisanych dużą czcionką, np. tytuł dokumentów, powinien wynosić 3:1. Zaleca się pozostawienie kontrastu w stosunku 4,5:1 dla wszelkich obiektów i treści przenoszących znaczenie. 

Formularze

Tworząc formularze w arkuszu kalkulacyjnym należy pamiętać, aby:

• tytuł wyraźnie stwierdzał, że dokument jest formularzem,
• podać jasny opis struktury formularza w pierwszym arkuszu. Na przykład można podać liczbę pytań, oszacować czas, potrzebny do wypełnienia formularza oraz podać inne instrukcje dotyczące jego wypełnienia, czy inne informacje, które mogą mieć znaczenie, np.: formularz wykorzystuje układ tabeli, pierwsza kolumna zawiera pytania, w drugiej kolumnie wpisywane są odpowiedzi, z kim się skontaktować w celu uzyskania pomocy przy wypełnianiu formularza, gdzie wysłać wypełniony formularz, itp.,
• upewnić się, że wszystkie instrukcje dotyczące wypełniania formularza są jasne i zrozumiałe,
• upewnić się, że budowa formularza jest prosta i umożliwia nawigację za pomocą klawiatury - zalecaną techniką jest użycie dwukolumnowej tabeli z pytaniami zapisanymi w kolumnie 1 i odpowiedziami w kolumnie 2,
• dodać opisy tekstowe lub komentarze do pytań, w których wymagane są określone typy odpowiedzi, na przykład jeśli odpowiedź musi być wybrana z danej listy elementów, lub jeśli określony jest format, np.: wpisz numer NIP w postaci 10 cyfr, bez innych znaków lub odstępów,
• unikać pytań, które używają odniesień wizualnych, takich jak np.: Zaznacz odpowiednie pole,
• pamiętać, aby oznaczyć odpowiednio nagłówki, np. pierwsza kolumna może być oznaczona jako Pytanie, a druga kolumna Odpowiedź,
• jeżeli arkusz wykrywa i wskazuje błędy, powinien to robić w zauważalny sposób, na przykład za pomocą komunikatu tekstowego wyświetlanego na ekranie.

Wykresy

Wykresy należy tworzyć w osobnych arkuszach i wyraźnie oznaczyć ich nazwy. Każdy wykres musi posiadać tekst alternatywny. W niektórych przypadkach tabela numeryczna replikująca dane wykresu może zapewnić dodatkową dostępność. Dobrym sposobem opisania wykresu jest przedstawienie zarówno podsumowania tekstowego, jak i odpowiednio zakodowanej tabeli danych w pobliżu wykresu. Służy to wielu odbiorcom, ponieważ wykres może pokazywać trendy, ale tabela może dostarczyć dokładnych danych dla zainteresowanych.

Hiperłącza

Tworząc hiperłącze należy pamiętać o tym, aby:

• zapewnić zrozumiałą treść dla hiperłącza – nie stosować zwrotów takich jak „tutaj”, „tu”, „czytaj więcej” do opisywania hiperłącza,
• pamiętać, aby wszystkie hiperłącza/linki posiadały podkreślenie,
• jeśli link przekierowuje do pobrania pliku jego opis musi zawierać dokładną nazwę pliku, jego format i wielkość w kilobajtach lub megabajtach np. Nazwa dokumentu (100 KB, PDF),

Czcionka i rozmiar

Należy stosować czcionkę bezszeryfową. Zapewnia ona lepszą czytelność tekstu. Najpopularniejsze czcionki bezszeryfowe, to: Arial, Calibri, Helvetica, Tahoma, Verdana. Zaleca się stosowanie rozmiaru czcionki co najmniej 12 pkt. Należy unikać tekstu pisanego w całości wielkimi literami i nadmiernego stosowania kursywy czy podkreślenia.