Arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel są najpopularniejszym sposobem udostępniania i zarządzania zestawami danych, jednak aby dokumenty utworzone w tym programie były w pełni dostępne, autorzy muszą przestrzegać ogólnych zasad omówionych w sekcji: Tworzenie dostępnych arkuszy kalkulacyjnych. W tej części omówiono jak za pomocą programu Microsoft Excel tworzyć tabele, które będą dostępne dla osób, korzystających z technologii wspomagających. Zajrzyj na stronę Microsoftu aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia dostępnych dokumentów w Excelu.

Komórka A1

Tworząc dokument należy zacząć od lewego górnego rogu, czyli od komórki A1. Użytkownik czytnika ekranu zwykle zaczyna właśnie od tej komórki, więc jest to dobre miejsce na umieszczenie ważnych informacji o tabeli, np. jej tytułu. Jeżeli w arkuszu dokonywane są operacje zmieniające wartości w komórkach, możemy również umieścić taką informację w komórce A1.

Zapisując arkusz kalkulacyjny należy pozostawić kursor w komórce A1 - program Excel zapamiętuje ostatnią lokalizację kursora i zapisuje fokus kursora dokładnie tam, gdzie go zostawiliśmy.

Tworzenie tabeli

Jeżeli wpisaliśmy dane w odpowiednich komórkach w arkuszu, możemy je przekształcić w tabelę. W tym celu należy:

• Wybrać komórki, które chcemy uwzględnić w tabeli;
• Na karcie Wstawianie na wstążce wybrać opcję Tabela;
• Zaznaczyć pole wyboru Moja tabela ma nagłówki i wybrać OK (zobacz rysunek poniżej).

Zaznaczenie opcji: Moja tabela ma nagłówki jest bardzo ważne, ponieważ dzięki temu czytnik ekranu będzie mógł je odpowiednio zinterpretować.

Nazwa tabeli

Zaleca się nazywać każdą tabelę. Aby to zrobić, należy wejść na wstążkę Projekt tabeli i z lewej strony arkusza, w polu Nazwa tabeli zmienić nazwę Tabela1 na bardziej opisową i znaczącą (zobacz rysunek poniżej).

Opis alternatywny tabeli

Po stworzeniu tabeli należy dodać opis alternatywny informujący, co w tabeli się znajduje. Aby to zrobić, na tabeli należy kliknąć prawy przycisk myszy. Następnie należy wejść w zakładkę Tabela, kliknąć opcję Tekst alternatywny, wpisać krótszy tytuł i (jeżeli jest taka potrzeba) dłuższy opis (zobacz rysunek poniżej).

Projektowanie tabeli

Przy projektowaniu dostępnej tabeli w programie Microsoft Excel należy pamiętać o następujących zasadach:

• należy upewnić się, że cały tekst, który chcemy wyświetlać, jest dobrze widoczny i że wokół tekstu jest wystarczająco dużo miejsca. W razie konieczności należy dostosować wysokość i szerokość komórek. Aby to uczynić na wstążce należy wybrać opcję Formatuj, a następnie Wysokość wiersza lub Szerokość kolumny;
• jeśli komórki nie zawierają danych, należy wskazać te informacje bezpośrednio w komórce, na przykład oznaczyć je znakiem minus, zero lub: brak danych, itp.;
• nie należy wstawiać pustych wierszy i kolumn w celach ozdobnych oraz scalać komórek - może to spowodować zakłócenie struktury;
• należy wybrać taki styl tabeli, który zapewnia odpowiedni kontrast kolorów;
• należy stosować czcionkę bezszeryfową, o odpowiednim rozmiarze;
• należy dodać komunikat „Koniec tabeli” poniżej ostatniego wiersza - tekst może być biały;
• gdy tabela jest obszerna, możemy zablokować pierwszą kolumnę lub wiersz tabeli - aby to zrobić, na wstążce należy wybrać Widok i skorzystać z funkcji Zablokuj okienka;
• możemy dodawać komentarze do komórek, które dostarczą przydatnych dodatkowych informacji, oraz zostaną odczytane przez oprogramowanie do odczytywania zawartości ekranu;
• każdą tabelę warto umieszczać w oddzielnym arkuszu i nadawaj arkuszom znaczące nazwy.

Poniższy rysunek ukazuje przykład niewłaściwie zaprojektowanej tabeli.

Kolejny rysunek przedstawia tabelę zaprojektowaną zgodnie z zasadami omówionymi wcześniej. W tabeli zaprojektowanej prawidłowo:

1. Nadano nazwę tabeli,
2. Dostosowano wysokość i szerokość komórek, zastosowano odpowiednią czcionkę i rozmiar, wybrano styl z odpowiednim kontrastem, wpisano informację o końcu tabeli,
3. Nadano nazwę dla arkusza.

Dzięki korzystaniu z funkcji nadawania nazw, można nazwać zakres komórek w taki sposób, aby komórki nagłówka były odczytywane wraz z wartością komórki, podczas poruszania się po tabeli. Dzięki temu osoba korzystająca z czytnika ekranu będzie wiedziała gdzie się znajduje. Poniżej opisano, jak dodać nazwy nagłówków w zależności od sytuacji.

Jedna tabela w arkuszu zawierająca nagłówki wierszy i kolumn:

• umieść kursor w komórce łączącej (zwykle w lewym górnym rogu) tabeli;
• z menu Formuły wybierz opcję Definiuj nazwę;
• w polu Nazwa wpisz Title i kliknij OK.

Jedna tabela w arkuszu zawierająca tylko nagłówki kolumn:

• umieść kursor w komórce zawierającej nagłówek pierwszej kolumny;
• z menu Formuły wybierz opcję Definiuj nazwę;
• w polu Nazwa wpisz ColumnTitle (bez spacji) i kliknij OK.

Jedna tabela w arkuszu zawierająca tylko nagłówki wierszy:

• umieść kursor w komórce zawierającej nagłówek pierwszego wiersza;
• z menu Formuły wybierz opcję Definiuj nazwę;
• w polu Nazwa wpisz RowTitle (bez spacji) i kliknij OK.

Wiele tabel w jednym arkuszu:

• umieść kursor w pierwszej komórce pierwszej tabeli;
• z menu Formuły wybierz opcję Definiuj nazwę;
• w polu Nazwa wpisz TitleRegion, a następnie unikalny numer w arkuszu, adres pierwszej komórki, adres ostatniej komórki, numer arkusza (bez spacji, oddzielone kropkami) i kliknij OK (przykładowo: TitleRegion.1.A2.F7.3).
• w tabelach, które mają tylko nagłówki wierszy lub kolumn, stosuj nazwy RowTitleRegion lub ColumnTitleRegion, analogicznie do poprzednich punktów;
• powtórz ten proces z każdą tabelą w arkuszu.

Badanie dostępności cyfrowej

Produkty firmy Microsoft mają wbudowany moduł sprawdzania dostępności, który może pomóc w sprawdzeniu ogólnej dostępności dokumentu. Narzędzie to udostępnia wyniki kontroli, informacje zwrotne na temat znaczenia każdego elementu, oraz wskazówki, jak naprawić problemy. Aby je uruchomić należy:

1. Wejść we wstążkę Recenzja, a następnie Sprawdź ułatwienia dostępu,
2. Z prawej strony wyświetli się okno, w którym można znaleźć błędy lub ostrzeżenia,
3. Jeżeli zaznaczymy opcję Sprawdzaj ułatwienia dostępu, gdy pracuję, Excel na bieżąco będzie dawał informacje o ewentualnych błędach.