1. Dojazd do miejsca, w którym odbywa się wydarzenie możliwy jest komunikacją miejską. Przystanek komunikacji miejskiej (autobusowy, tramwajowy itp.) znajduje się w pobliżu miejsca konferencji, w maksymalnej odległości ….. metrów od miejsca wydarzenia. Droga prowadząca do miejsca konferencji jest utwardzona, bez schodów, wysokich krawężników czy innych utrudnień komunikacyjnych czy terenowych.
2. W bezpośrednim otoczeniu budynku, w którym odbywa się wydarzenie (możliwie blisko wejścia do budynku) zlokalizowane są miejsca parkingowe dla osób z niepełnosprawnościami – odpowiednio oznakowane i o odpowiednich wymiarach (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2019 r. poz. 1065))*.

*§ 20. Stanowiska postojowe dla samochodów osób niepełnosprawnych Stanowiska postojowe dla samochodów osobowych, z których korzystają wyłącznie osoby niepełnosprawne, mogą być zbliżone bez żadnych ograniczeń do okien innych budynków. Miejsca te wymagają odpowiedniego oznakowania.

*§ 21. Wymiary stanowisk postojowych dla samochodów

1. Stanowiska postojowe dla samochodów powinny mieć wymiary wynoszące co najmniej:
   1. (...)
   2. szerokość 3,6 m i długość 5 m – w przypadku samochodów osobowych użytkowanych przez osoby niepełnosprawne
2. W przypadku usytuowania wzdłuż jezdni stanowiska postojowe dla samochodów powinny mieć wymiary wynoszące co najmniej:
   1. (...)
   2. szerokość 3,6 m i długość 6 m – w przypadku samochodów osobowych użytkowanych przez osoby niepełnosprawne;

Miejsce wydarzenia – wejście do budynku

1. Wejście do budynku dostosowane jest dla osób z niepełnosprawnością ruchową – znajduje się na poziomie ulicy (brak schodów, progów itp.).
2. W przypadku występowania schodów wykonawca zapewni wejście alternatywne w postaci pochylni (minimalne wymiary pochylni zgodne z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2019 r. poz. 1065 – rozdział 4. Schody i pochylnie).
3. W przypadku braku pochylni, wykonawca zapewni wejście alternatywne innego rodzaju np. w postaci platformy, podnośnika czy schodołazu, które pozwala na samodzielną obsługę urządzenia przez osobę z niepełnosprawnością.
4. W przypadku braku wejścia alternatywnego opisanego w punkcie 5. dokumentu zamawiający dopuszcza wejście alternatywne np. w postaci platformy, podnośnika czy schodołazu wymagające obsługi urządzenia przez osobę z personelu wykonawcy, pod warunkiem zapewnienia takiej osoby przez wykonawcę.
5. Wejście do budynku powinno umożliwiać swobodny przejazd osobom na wózkach inwalidzkich, tj. powinno mieć odpowiednią szerokość (min. 90 cm) oraz zapewniać odpowiednie pole manewru, powinno być również właściwie oznakowane (np. w przypadku szklanych drzwi wejściowych – z kontrastowymi oznaczeniami na odpowiedniej wysokości).
6. W budynku drzwi wejściowe są automatycznie rozwierane lub rozsuwane, wzbudzane na detektor ruchu.
7. Zamawiający dopuszcza wejście do budynku z drzwiami obrotowymi lub tradycyjnymi wahadłowymi, wyłącznie pod warunkiem usytuowania przy nich drzwi rozwieranych lub rozsuwanych automatycznie, przystosowanych do ruchu osób niepełnosprawnych.

Miejsce wydarzenia – recepcja

1. Wykonawca zapewni, aby recepcja w holu wejściowym dostosowana była do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w tym posiadała obniżoną część kontuaru pozwalającą na swobodny dojazd i komunikację osobie poruszającej się na wózku inwalidzkim (o maksymalnej wysokości 90 cm od posadzki) oraz wyposażona była w pętlę indukcyjną na potrzeby osób słabo słyszących.
2. Wykonawca zapewni również w holu wejściowym informację np. w postaci tablicy informacyjnej bądź ekranu przedstawiającą rozmieszczenie budynku tj. pomieszczeń, wind, toalet itp. Tablica powinna być umieszczona na takiej wysokości, aby również osoba poruszająca się na wózku inwalidzkim mogła odszukać potrzebną informację bez nadmiernego wysiłku. Informacje widniejące na tablicy powinny być przedstawione w sposób czytelny i jednoznaczny.
3. Wykonawca zapewni również dodatkową tablicę informacyjną zapisaną w alfabecie Braille’a bądź tyflografikę przedstawiającą układ budynku możliwą do odczytania w sposób dotykowy.

Miejsce wydarzenia – budynek

1. Korytarze w budynku, w którym odbywa się wydarzenie powinny mieć szerokość min. 150 cm, umożliwiając swobodny przejazd oraz mijanie się osobom na wózkach inwalidzkich. Wzdłuż korytarza nie może być stopni, schodów czy progów, jak również innych elementów utrudniających poruszanie się osobom z niepełnosprawnościami np. wiszących szafek, gablot itp.
2. Pomieszczenia w budynku, jak również dojścia do nich (sale konferencyjne czy szkoleniowe, toalety, windy itp.) są odpowiednio oznaczone, w tym w sposób  kontrastowy na potrzeby osób słabo widzących, a także tabliczkami z informacjami w alfabecie Braille’a na potrzeby osób niewidomych.
3. Windy w budynku, w którym odbywa się wydarzenie powinny być przystosowane do przewozu osób niepełnosprawnych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2019 r. poz. 1065).

   Rozdział 9. Urządzenia dźwigowe
   § 193. Dźwigi
   2a. Kabina dźwigu osobowego dostępna dla osób niepełnosprawnych powinna mieć szerokość co najmniej 1,1 m i długość 1,4 m, poręcze na wysokości 0,9 m oraz tablicę przyzywową na wysokości od 0,8 m do 1,2 m w odległości nie mniejszej niż 0,5 m od naroża kabiny z dodatkowym oznakowaniem dla osób niewidomych i informacją głosową.
   § 194. Dostęp do dźwigu
   2. Różnica poziomów podłogi kabiny dźwigu, zatrzymującego się na kondygnacji użytkowej, i posadzki tej kondygnacji przy wyjściu z dźwigu nie powinna być większa niż 0,02 m.
   § 195. Odległość drzwi dźwigu od przeciwległej ściany
   Odległość pomiędzy zamkniętymi drzwiami przystankowymi dźwigu a przeciwległą ścianą lub inną przegrodą powinna wynosić co najmniej:
   1) dla dźwigów osobowych - 1,6 m;

4. W budynku, w którym odbywa się wydarzenia dostępne są toalety przeznaczone dla osób niepełnosprawnych, których minimalne parametry odpowiadają parametrom określonym w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2019 r. poz. 1065).

   § 86. Ustęp dla osób niepełnosprawnych

   1. W budynku, na kondygnacjach dostępnych dla osób niepełnosprawnych, co najmniej jedno z ogólnodostępnych pomieszczeń higienicznosanitarnych powinno być przystosowane dla tych osób przez:
      1. zapewnienie przestrzeni manewrowej o wymiarach co najmniej 1,5 x 1,5 m;
      2. stosowanie w tych pomieszczeniach i na trasie dojazdu do nich drzwi bez progów;
      3. zainstalowanie odpowiednio przystosowanej, co najmniej jednej miski ustępowej i umywalki, a także jednego natrysku, jeżeli ze względu na przeznaczenie przewiduje się w budynku takie urządzenia;
      4. zainstalowanie uchwytów ułatwiających korzystanie z urządzeń higienicznosanitarnych.
   2. Dopuszcza się stosowanie pojedynczego ustępu dla osób niepełnosprawnych bez przedsionka oddzielającego od komunikacji ogólnej.

5. Dostosowanie toalety dla osób niepełnosprawnych przez wykonawcę oznacza zapewnienie minimalnej szerokości drzwi do toalety - 90 cm, braku schodów na trasie do wc, długości wc (od ściany tylnej) nie mniejszej niż 70 cm, uchwytów po lewej i po prawej stronie ustępu, odpowiedniej wysokości muszli toaletowej (ok. 45-50 cm), systemu automatycznego spłukiwania bądź przycisku do spłukiwania umieszczonego z boku na wysokości nie większej niż 120 cm, podwieszanej umywalki zamontowanej na odpowiedniej wysokości z miejscem na nogi i wózek inwalidzki, lustra na poziomie osoby na wózku inwalidzkim i dolnej krawędzi nie wyżej niż 100 cm od podłogi, a także wyposażenia toalety w przycisk umożliwiający wezwanie pomocy oraz wantypoślizgowe płytki.

Sala konferencyjna/szkoleniowa

1. Sala, w której odbywać się będzie wydarzenie nie posiada barier architektonicznych (progów, kolumn, filarów, podestów itp.), które utrudniałyby poruszanie się w niej osobom niepełnosprawnym.
2. Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę miejsc dla uczestników wydarzenia (np. w postaci stołów i krzeseł bądź krzeseł), przygotowanych w układzie… (szkolnym/konferencyjnym itp.), w tym … liczbę miejsc dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Liczba miejsc dla osób poruszających się na wózkach zostanie podana przez zamawiającego nie później niż …. dni przed datą wydarzenia.
3. Sala, w której odbywać się będzie wydarzenie posiada kompleksową infrastrukturę techniczną wraz z niezbędnym wyposażeniem, umożliwiającym przeprowadzenie konferencji/szkolenia itp. w szczególności… (projektor, laptop, mikrofony etc.).
4. Wykonawca zapewni, że obraz z rzutnika bezpośrednio widoczny jest dla wszystkich uczestników konferencji.
5. Sala, w której będzie odbywać się wydarzenie wyposażona jest w system wspomagania słuchu np. pętlę indukcyjną, system FM lub inny umożliwiający wzmocnienie dźwięku dla osób z aparatami słuchowymi.
6. Jednocześnie wykonawca zapewni odpowiednie oznaczenie dostępności ww. systemu (w przypadku pętli indukcyjnej – piktogramem zgodnie z normą PN-ETSI EN 301 462 V1.1.1:20051, jak również należyte zabezpieczenie przewodów systemu np. pętli, aby nie stanowiły zagrożenia dla mobilności osób z niepełnosprawnością.
7. Ponadto, wykonawca zapewni odpowiednio przeszkoloną osobę do obsługi technicznej systemu w czasie trwania wydarzenia.
8. Wykonawca zapewni odpowiedni sprzęt (komputer ze stosownym oprogramowaniem, ew. monitor/projektor z większą przekątną) do Symultanicznego Przekazu Tekstowego w czasie rzeczywistym (tekst wypowiedzi prelegentów oraz osób zabierających głos z sali ma ukazywać się na bieżąco i być treściowo zgodny z wypowiedziami).

Usługa cateringowa

1. Na potrzeby obiadu serwowanego w trakcie wydarzenia wykonawca zapewni stoły tradycyjne/stoliki koktajlowe w ilości odpowiedniej dla liczby osób zgłoszonych przez zamawiającego. Jednocześnie wykonawca zapewni takie ustawienie stołów/stolików koktajlowych, aby możliwe było swobodne poruszanie się między nimi osób na wózkach inwalidzkich (zachowane zostaną odpowiednie odległości między stolikami).
2. Wykonawca zapewni również stoły tradycyjne/stoliki koktajlowe umożliwiające spożycie posiłku osobom poruszającym się na wózkach inwalidzkich (w przypadku stołów pozostawienie wolnych miejsc bez krzeseł umożliwiające swobodne podjechanie wózka do stołu, w przypadku stolików koktajlowych – zapewnienie stolików o odpowiednio mniejszej wysokości).
3. Liczba stołów/stolików koktajlowych, miejsc dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich zostanie zgłoszona wykonawcy najpóźniej w terminie….. przed terminem wydarzenia.
4. W ramach usługi cateringowej wykonawca zapewni posiłki dla osób o szczególnych potrzebach żywieniowych (np. posiłki diety niskobiałkowej) dla ….% ogólnej liczby uczestników (bądź w liczbie podanej przez zamawiającego) zgłoszonych w maksymalnym terminie …. dni przed terminem wydarzenia.

Miejsce wydarzenia – wizja lokalowa

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli w miejscu obiektu, zaoferowanego przez wykonawcę, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, w zakresie spełnienia przez obiekt wymogów dotyczących dostępności dla osób z niepełnosprawnościami.
2. W przypadku negatywnego wyniku kontroli opisanej w punkcie 30. tj. wykazania braku spełnienia przez wykonawcę wymogów dotyczących dostępności obiektu dla osób z niepełnosprawnościami, zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert.

1. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu umowy tj. kompleksowej usługi konferencyjnej zapewni salę konferencyjną/szkoleniową wraz z wyposażeniem oraz usługę cateringową świadczoną w trakcie trwania wydarzenia.
2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednim potencjałem techniczno – organizacyjnym oraz osobowym, jak również uprawnieniami, wiedzą i doświadczeniem pozwalającymi na należyte zrealizowanie przedmiotu umowy.
3. Wykonawca oświadcza, że na potrzeby świadczenia usługi konferencyjnej spełnione są wszystkie wymagania w zakresie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami określone w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr …. do niniejszej umowy, dotyczące zarówno lokalizacji i otoczenia budynku, w którym odbywa się wydarzenie, jak i samego budynku, w którym odbywa się wydarzenie, w tym Sali konferencyjnej/szkoleniowej oraz ogólnodostępnych pomieszczeń tj. wejścia do budynku, recepcji, korytarzy, wind, toalet etc.
4. Wykonawca oświadcza, że sala konferencyjna/szkoleniowa udostępniona zamawiającemu na potrzeby wydarzenia posiada kompleksową infrastrukturę techniczną wraz z niezbędnym wyposażeniem umożliwiającym przeprowadzenie konferencji/szkolenia itp. w szczególności… (projektor, laptop, mikrofony etc.).
5. Wykonawca oświadcza, że sala konferencyjna/szkoleniowa wyposażona jest w system wspomagania słuchu np. pętlę indukcyjną, system FM lub inny umożliwiający wzmocnienie dźwięku dla osób z aparatami słuchowymi, a także odpowiedni sprzęt (komputer ze stosownym oprogramowaniem, ew. monitor/projektor z większą przekątną) do Symultanicznego Przekazu Tekstowego w czasie rzeczywistym.
6. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednio przeszkolonej osoby do obsługi technicznej systemu w czasie trwania wydarzenia.
7. Wykonawca w ramach realizacji umowy zapewni usługę cateringową obejmującą… (serwis kawowy, lunch itp.) świadczony zgodnie z harmonogramem/programem wydarzenia stanowiącym załącznik nr... do umowy.
8. W ramach świadczenia usługi cateringowej wykonawca zapewni stoły tradycyjne/stoliki koktajlowe w ilości odpowiedniej dla liczby osób zgłoszonych przez zamawiającego, w tym również miejsc dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.
9. Zamawiający zobowiązuje się do podania wykonawcy liczby uczestników wydarzenia, w tym liczby osób poruszających się na wózkach inwalidzkich nie później niż …. dni przed terminem wydarzenia.
10. Wykonawca zapewni świadczenie usługi cateringowej na potrzeby wydarzenia w sposób spełniający wszystkie wymogi w zakresie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami wymienione w załączniku nr … do umowy.
11. Wykonawca przedstawi zamawiającemu do …. dni po podpisaniu umowy propozycje menu (serwis kawowy, lunch itp.), w tym propozycje posiłków uwzględniające szczególne potrzeby żywieniowe uczestników (np. posiłki diety niskobiałkowej).
12. Liczba uczestników o szczególnych potrzebach żywieniowych (np. posiłki diety niskobiałkowej) zostanie zgłoszona wykonawcy przez zamawiającego nie później niż… dni przed terminem wydarzenia.
13. Strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w zakresie spełniania przez wykonawcę wymagań w zakresie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami wymienionymi w załączniku nr… do umowy w formie kar umownych, w następujących przypadkach i wysokościach:
    • kara umowna nie zostanie naliczona jeśli niezwłocznie po identyfikacji oraz wskazaniu przez zamawiającego braku spełnienia wymogu dotyczącego dostępności dla osób z niepełnosprawnościami określonego w załączniku nr… , wykonawca podejmie stosowne działania zapewniając w efekcie dostępność dla osób z niepełnosprawnościami zgodną z wymaganiami określonymi w załączniku nr… do umowy;
    • jeśli po identyfikacji oraz wskazaniu przez zamawiającego braku spełnienia wymogu dotyczącego dostępności dla osób z niepełnosprawnościami określonego w załączniku nr… ,wykonawca nie podejmie stosownych działań mających na celu zapewnienie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku nr… , bądź działania te okażą się nieskuteczne, wykonawca zapłaci zamawiającemu karę umowną w wysokości…. zł (opcjonalnie: …..% wartości wynagrodzenia brutto wymienionego w § … umowy).

Pawilon wystawienniczy i tereny eventów - opis

Udogodnienia zapewniające dostępność pawilonu dla osób niepełnosprawnych: pochylnia (podjazd/trap) oraz prześwit drzwi wejściowych i wyjściowych wynoszący co najmniej 110 cm. Udogodnienia dla niepełnosprawnych zgodne z odpowiednimi normami, przepisami szczegółowymi oraz praktyką w tym zakresie.

Obowiązki Wykonawcy:

1. Wykonanie pawilonu wystawienniczego zgodnie z opisem zawartym powyżej oraz w Załączniku nr X. Budowa pawilonu powinna uwzględniać wynikające z odpowiednich przepisów prawa normy, w tym w zakresie bezpieczeństwa osób przebywających w jego wnętrzu (odpowiednia wytrzymałość konstrukcji), bezpieczeństwa przeciwpożarowego (w tym certyfikaty niepalności dla materiałów), mające wpływ na dobór materiałów i technologii wykonania. Sposób wykonania pawilonu winien uwzględniać także zapewnienie dostępności dla osób niepełnosprawnych.
2. Przeprowadzenie eventu zgodnie z wynikającymi z przepisów prawa normami w zakresie bezpieczeństwa, bezpieczeństwa przeciwpożarowego oraz zabezpieczenia medycznego organizacji imprez, w tym między innymi wyposażenie miejsca eventu w odpowiedni sprzęt gaśniczy oraz podstawowy medyczny (apteczka).

Wystawa fotogramów

Przy wykonywaniu wystawy należy uwzględnić następujące przesłanki:

• Sposób konstrukcji, wykonania oraz montaż wystawy powinien uwzględniać konieczność zachowania bezpieczeństwa zwiedzających (np. odpowiednie zabezpieczenie ekspozytorów
• dociążenie, zakotwienie itp., zapobiegające np. ich przewróceniu przez zwiedzających lub wiatr w przypadku ekspozycji plenerowych) – zgodnie z sugerowanymi przez Zamawiającego powyżej rozwiązaniami lub własnymi rozwiązaniami Wykonawcy, wynikającymi ze stosowanych przez niego technologii, metod, materiałów itp.

Obowiązki Wykonawcy:

Kompleksowy montaż wystawy: rozmieszczenie ekspozytorów na terenach eventów w sąsiedztwie pawilonu wystawienniczego (przykłady aranżacji w Załączniku nr XY) oraz przyłączenie do prądu na potrzeby oświetlenia ekspozytorów. Zabezpieczenie przyłącza elektrycznego w sposób zapewniający bezpieczeństwo zwiedzających (np. najazdy na przewody, jeśli konieczne ze względu na przebieg przewodów na trakcie pieszym) oraz bezawaryjną i bezpieczną eksploatacje plenerową, w szczególności w przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych.