Microsoft PowerPoint to jedno z najpopularniejszych narzędzi do tworzenia pokazów slajdów. Aby zawartość prezentacji była w pełni dostępna dla użytkowników technologii wspomagających, takich jak czytniki ekranu i urządzenia brajlowskie, należy pamiętać o przestrzeganiu zasad omówionych w części: Dostępne prezentacje multimedialne. W poniższej części przedstawiono podstawowe kroki wdrażania tych zasad dostępności, w programie MS PowerPoint. 

Układ slajdów

Program PowerPoint zawiera wbudowane układy slajdów, które można stosować do prezentowania treści na różne sposoby. Użycie takiego układu w przypadku nowego slajdu automatycznie zapewnia, że kolejność odczytywania elementów slajdu będzie odpowiednia. Slajd można wstawić klikając w opcję Nowy slajd w sekcji Slajdy we wstążce Narzędzia główne (zobacz rysunek poniżej).

Układ slajdu można wybrać poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na slajd, wybranie opcji Układ, a następnie dowolnego motywu (zobacz rysunek poniżej).

Kolejność czytania slajdów

Aby zapewnić prawidłową kolejność odczytu slajdów, należy korzystać z wbudowanych układów slajdów. Można sprawdzić lub zmienić tę kolejność, wybierając pozycję Narzędzia główne > Rozmieść > Okienko zaznaczenia (zobacz rysunek poniżej).

Okienko zaznaczenia pojawi się na prawym pasku bocznym. Aby zmienić kolejność elementu należy kliknąć na niego i przeciągnąć. Kolejność czytania w okienku zaznaczenia powinna być ułożona od dołu do góry. Tytuł powinien znajdować się na samym dole (zobacz rysunek poniżej).

Zobacz artykuł oraz materiał wideo Microsoftu, na temat zapewnienia odpowiedniej kolejności czytania w programie PowerPoint.

Elementy wizualne

Wstawianie grafik, wykresów i schematów jest bardzo dobrym sposobem prezentacji treści. Należy jednak pamiętać, aby zapewnić alternatywę tekstową do wszystkich elementów wizualnych w prezentacji, które nie pełnią funkcji dekoracyjnej. Elementy wizualne dostępne w programie PowerPoint to:

• obrazy, grafiki, zdjęcia,
• obiekty clipart,
• wykresy,
• grafiki SmartArt,
• pliki wideo i audio.

Zobacz artykuł oraz materiał wideo Microsoftu, na temat tworzenie wykresów i obrazów na slajdach programu PowerPoint.

Obrazy, grafiki, zdjęcia

W większości wersji programu PowerPoint można wprowadzić tekst zastępczy, klikając obraz prawym przyciskiem myszy i wybierając odpowiednią opcję. Informacje dotyczące tworzenia opisów alternatywnych i tego, jakie treści powinny się tam znaleźć, znajdują się w sekcji: Dostępność grafik. Jeżeli wstawiamy obraz składający się z kilku grafik, należy skorzystać wcześniej z opcji grupowania. Tekst alternatywny należy dodać do zgrupowanego obrazu. Przykład grafiki składającej się z kilku obrazów znajduje się na rysunku poniżej.

Obiekty clipart

Obiekty clipart, takie jak kształty czy ikony, to również elementy, które wymagają dodania opisów alternatywnych. (Wyjątek: gdy pełnią funkcję dekoracyjną). Ikony w pakiecie Microsoft Office mają domyślny opis alternatywny (zobacz rysunek poniżej).

Należy sprawdzić, czy opis automatyczny jest wystarczający, ewentualnie go poprawić lub - jeżeli uznamy to za stosowne - oznaczyć grafikę jako dekoracyjną.

Wykresy

Należy zapewnić tekst zastępczy klikając na wykres prawym przyciskiem myszy i wybierając odpowiednią opcję. Warto pamiętać, aby kliknąć prawym przyciskiem myszy wewnątrz ramki otaczającej cały wykres, a nie wewnątrz jednej z jego części. Kolor nie może być jedynym przekaźnikiem informacji. 

Grafiki SmartArt

Ciekawym i skutecznym sposobem prezentacji danych są obiekty SmartArt. Jednak aby były one dostępne, należy dodać opis alternatywny do całej grafiki, a nie jednego jej elementu.

Pliki wideo i audio

Jeżeli w prezentacji występuje osadzone wideo, należy dołączyć napisy, jeśli wykorzystujemy osadzone audio - transkrypcję. 

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat tego, jak dołączać napisy do multimediów w programie PowerPoint, odwiedź stronę Microsoft.

Tabele

Tabele, umieszczane w prezentacji, powinny posiadać oznaczony wiersz nagłówka. W tym celu należy:

• kliknąć prawym przyciskiem myszy w dowolne miejsce tabeli,
• na karcie Narzędzia tabel, Projektowanie, w sekcji Opcje stylu tabeli zaznaczyć pole wyboru Wiersz nagłówka,
• dodać informacje o nagłówkach (zobacz rysunek poniżej)

Wybierając styl tabeli należy pamiętać o odpowiednio kontrastowej kolorystyce.

Hiperłącza

Aby dodać hiperłącze do prezentacji, należy:

• umieścić kursor w miejscu, w którym ma się znajdować hiperłącze,
• na karcie Wstawianie w grupie Linki kliknąć przycisk Link, aby otworzyć okno dialogowe Wstawianie hiperłącza,
• w polu Tekst do wyświetlenia wpisać nazwę lub frazę, opisując krótko element docelowy łącza,
• w polu Adres wpisać adres URL łącza (zobacz rysunek poniżej).

Sprawdzanie dostępności

Produkty firmy Microsoft mają wbudowany moduł sprawdzania dostępności, który może pomóc w sprawdzeniu ogólnej dostępności dokumentu (zobacz rysunek poniżej). Narzędzie to udostępnia wyniki kontroli, informacje zwrotne na temat znaczenia każdego elementu, oraz wskazówki, jak naprawić problemy.