Tytuł dokumentu

Każdy tworzony dokument powinien posiadać tytuł. 

Język wprowadzania

Podczas tworzenia dokumentu należy sprecyzować jego język. Jeśli w treści następuje zmiana języka dla jego części, należy zaznaczyć wybrany fragment i zmienić język tylko dla fragmentu.

Nagłówki

Nagłówki opisują temat lub cel treści i używane są do jej porządkowania. Pozwalają na łatwą nawigację pomiędzy kolejnymi sekcjami dokumentu bez konieczności czytania jego całości. Ich konstrukcja pozwala także stworzyć spis treści. Należy używać nagłówków zdefiniowanych w stylach edytora, którym się posługujemy. Tytuł główny odpowiada nagłówkowi najwyższego poziomu (nagłówek 1). Kolejne powinny występować w logicznej kolejności – struktura powinna zaczynać się od nagłówka poziomu pierwszego, następnie powinien zostać użyty nagłówek poziomu drugiego.

Nie należy używać nagłówka poziomu trzeciego jeśli wcześniej w dokumencie nie został użyty nagłówek poziomu drugiego.

Przykład poprawnie użytej struktury nagłówków:

Tytuł dokumentu (Nagłówek 1)

Spis treści (Nagłówek 2)

Rozdział 1. (Nagłówek 2)

Podrozdział 1.1. (Nagłówek 3)

Podrozdział 1.2. (Nagłówek 3)

Podrozdział 1.2.1. (Nagłówek 4)

Rozdział 2. (Nagłówek 2)

Akapity

Akapit to wydzielony fragment tekstu, stanowiący logiczną część wypowiedzi. Podczas tworzenia e-materiałów należy:

• wyrównywać tekst do lewej strony,
• stosować zwiększoną odległości pomiędzy wierszami w akapicie (interlinia 1,5) oraz zwiększoną odległość pomiędzy blokami tekstu (akapitami, grafikami, tabelami) - poprawia to przejrzystość dokumentu i ma znaczenie dla podniesienia czytelności materiału,
• nie dzielić wyrazów i nie przenosić ich części do następnego wiersza,
• tworzyć akapity za pomocą stylów dostępnych w używanym edytorze,
• jeśli kilka akapitów tworzy logiczną całość, nazwać je za pomocą nagłówka.

Czcionka i rozmiar

W dokumentach dostępnych należy stosować czcionkę bezszeryfową. Zapewnia ona lepszą czytelność tekstu. Najpopularniejsze czcionki bezszeryfowe, to: Arial, Calibri, Helvetica, Tahoma, Verdana. Rozmiar czcionki powinien być nie mniejszy niż 12 punktów. Należy pamiętać, aby nagłówki były większe od czcionki tekstu głównego, a także od siebie nawzajem – nagłówki wyższego poziomu większe od nagłówków niższego poziomu. Zapewni to łatwiejsze odróżnienie ich przez osoby niedowidzące.

Wyróżnienia

Podczas tworzenia materiałów dydaktycznych można wyróżniać w tekście słowa kluczowe czy istotne zwroty. Jednak zbyt wiele wyróżnionych informacji może pogorszyć czytelność materiału.

Najczęściej używanymi sposobami wizualnego wyróżnienia fragmentu tekstu mogą być:

• pogrubienie,
• podkreślenie,
• pochylenie,
• zmiana koloru czcionki.

Jeśli chcemy wyróżnić coś kolorem, należy użyć również innego sposobu wyróżnienia np. pogrubienia.

Hiperłącza/linki

Tworząc hiperłącze należy pamiętać o tym, aby:

• zapewnić zrozumiałą treść dla hiperłącza – nie stosować zwrotów takich jak „tutaj”, „tu”, „czytaj więcej” do opisywania hiperłącza,
•  pamiętać aby wszystkie hiperłącza/linki posiadały podkreślenie,
• jeśli link przekierowuje do pobrania pliku jego opis musi zawierać dokładną nazwę pliku, jego format i wielkość w kilobajtach lub megabajtach np. Nazwa dokumentu (100 KB, PDF),
•  gdy tworzymy dokument elektroniczny możemy zastosować hiperłącze do przekierowania do innego miejsca w tym samym dokumencie – zwiększa to łatwość poruszania się po nim.

Listy numerowane i punktowane

Listy numerowane i punktowane możemy wykorzystać wtedy, gdy chcemy wymienić pewne elementy. Jeśli ważna jest ich kolejność, umieszczamy je w liście numerowanej, jeśli tylko chcemy je wymienić - w liście punktowanej.

Zalecenia:

• podczas sporządzania listy należy korzystać z odpowiednich narzędzi do jej tworzenia,
• nie należy wywoływać sztucznie listy rozpoczynając wiersz od znaku „-” lub ręcznie wpisując numer punktu,
• podczas tworzenia list zagnieżdżonych należy zwrócić uwagę na odpowiedni poziom listy,
• nie należy tworzyć listy jednoelementowej.

Cytaty

Cytat to dosłowne przytoczenie cudzych słów. Każdy cytat powinien rozpoczynać się i kończyć cudzysłowem. Jeśli jest taka możliwość, powinno się oznaczyć go odpowiednim stylem i pochyłą kursywą. Informację o źródle cytatu należy zamieścić poza danym stylem.

Tabele

Nie należy używać tabeli do przedstawiania treści graficznych. Jeśli jest to możliwe, powinno się unikać złożonych tabel i dzielić je na kilka mniejszych. Nie należy formatować danych tabelarycznych za pomocą spacji i tabulatorów. Wszystkie tabele powinny posiadać oznaczony wiersz lub kolumnę nagłówkową.

Grafiki

Dla wszystkich wykorzystywanych grafik i zdjęć, należy zapewnić treść alternatywną. Opisy alternatywne powinny przekazywać informację o tym, co przedstawia grafika. Są one później odczytywane przez czytniki ekranu, umożliwiając dostęp do treści osobom niewidomym, niedowidzącym oraz z trudnościami poznawczymi. Więcej informacji na temat tworzenia opisów alternatywnych do grafik znajduje się w sekcji: Dostępność grafik.

Warto unikać przekazywania istotnych informacji jedynie za pomocą grafiki z tekstem. Jeśli musimy użyć takiej grafiki, powinniśmy powtórzyć tekst, który na niej występuje w swoim dokumencie. 

Skany

Należy pamiętać o tym, że skany dokumentów, ich fragmentów, czy elementów takich, jak na przykład tabele, są niedostępne dla czytników ekranu. Odbierane są one jako grafika, a przy dużych powiększeniach ekranu, które są używane przez osoby niedowidzące, mogą być słabo czytelne. Jeżeli jest taka możliwość, powinniśmy zrezygnować z umieszczania takich elementów. Należy przedstawić je w formie tekstowej, dostępnej dla czytników ekranów.

Kolor

Podczas tworzenia dokumentu elektronicznego należy znaleźć kolory, które zapewniają maksymalny współczynnik kontrastu między zawartością a tłem. Dzięki temu tekst i obrazy inne niż dekoracyjne są czytelne dla każdego, także dla osób słabowidzących lub z zaburzeniami rozpoznawania barw. Dokument WCAG 2.1 na poziomie AA określa, że tekst podstawowy powinien posiadać kontrast o minimalnym stosunku 4,5:1. Kontrast tekstów pisanych dużą czcionką, np. tytuł dokumentów, powinien wynosić 3:1. Zaleca się pozostawienie kontrastu w stosunku 4,5:1 dla wszelkich obiektów i treści przenoszących znaczenie. Należy pamiętać, aby w celu podkreślania różnych treści, nie polegać wyłącznie na kolorze.

Aby sprawdzić czy kontrast zastosowany w dokumencie jest wystarczający, możemy skorzystać z różnych narzędzi, np. darmowego programu dostępnego na stronie Colour Contrast Analyser.

Tworząc dokument elektroniczny z odpowiednim kontrastem możemy też skorzystać z technik przedstawionych na stronie w3.org w Przewodniku jak spełnić WCAG kryterium 1.4.1. Pomocne techniki:

• G14: Zapewnienie, że informacje przekazywane przez różnice w kolorach są również dostępne w tekście
• G182: Zapewnienie dodatkowych wskazówek wizualnych, gdy różnice koloru tekstu są używane do przekazywania informacji

Znaki niedrukowane

Nie powinniśmy używać klawiszy ENTER lub spacja do tworzenia wcięć czy przerw w tekście. Osoba korzystająca z czytnika ekranu usłyszy wtedy wielokrotnie powtórzony komunikat: Pusta, co utrudni jej odczytywanie treści. Aby upewnić się, czy w tekście nie znajdują się zbędne znaki, należy włączyć opcję widoczności znaków niedrukowanych.

Zrozumiały tekst

Niektórzy użytkownicy mogą mieć problemy z czytaniem i rozumieniem złożonego tekstu. Dlatego treść, którą tworzymy, powinna być jasna i klarowna dla jak najszerszego grona odbiorców. Skorzystają z tego osoby z niepełnosprawnością intelektualną (między innymi osoby z zespołem Downa czy Aspergera, padaczką, autyzmem), które mają ograniczoną zdolność przyswajania i analizowania tekstu. Taki tekst będzie też przyjaźniejszy dla osób niesłyszących i z dysleksją. Jasny i prosty tekst będzie również ułatwieniem dla cudzoziemców.

Aby zmniejszyć złożoność tekstu, należy:

• opracować jeden temat lub podtemat w każdym akapicie,
• używać prostych form zdań zgodnych z celem treści,
• rozważyć podzielenie dłuższych zdań na dwie części,
• unikać profesjonalnego żargonu, slangu i innych terminów o specjalistycznym znaczeniu, które mogą być niezrozumiałe,
• zastąpić długie lub nieznane słowa krótszymi, bardziej powszechnymi terminami,
• wyjaśniać trudne słowa np. poprzez opis, listę definicji lub słownik,
• wyjaśniać skróty.

Zapoznaj się z wytyczną 3.1 dokumentu WCAG dotyczącą tworzenia zrozumiałych treści, oraz z technikami, które mogą pomóc ją spełnić, w szczególności:

• G103: Zapewnienie ilustracji, obrazów i symboli, aby pomóc wyjaśnić idee, wydarzenia i procesy
• G153: Ułatwienie czytania tekstu

Istnieją także narzędzia, które mogą pomóc zbadać poziom zrozumiałości tekstu, np. Jasnopis lub Logios.